Preventie- en Integriteitsbeleid

INLEIDING
Het preventie- en integriteitsbeleid bestaat uit drie onderdelen.
Allereerst wordt het aannamebeleid uiteen gezet. Veiligheid binnen een organisatie begint immers bij het selecteren van de juiste vrijwilligers en medewerkers. In het aannamebeleid is te lezen op welke wijze Calypso Sport zorg draagt voor de eerlijke en gelijkwaardige behandeling van sollicitanten en de veiligheid en integriteit van alle vrijwilligers, medewerkers en cliënten.
Vervolgens worden de omgangsregels besproken. Als organisatie, waarvan vrijwilligers en medewerkers persoonlijk contact hebben met kwetsbare mensen, wil Calypso Sport voorkomen dat schendingen rond machtsmisbruik, financiële schendingen of interpersoonlijke schendingen plaatsvinden.
Het laatste hoofdstuk besluit met het integriteitsbeleid. Naast preventief beleid, in de vorm van aannamebeleid en omgangsregels, vormt integriteitsbeleid een belangrijk onderdeel van de wijze waarop de veiligheid wordt gewaarborgd. De betrokkenheid van het management, de vertrouwenscontactpersoon, klachtenregeling en informatievoorziening komen in dit hoofdstuk aan bod.

1. AANNAMEBELEID
In dit aannamebeleid wordt uiteengezet op welke manier Calypso Sport zorg draagt voor de eerlijke en gelijkwaardige behandeling van sollicitanten en de veiligheid en integriteit van alle vrijwilligers, medewerkers en cliënten. Het hanteren van dit aannamebeleid heeft tot doel ernstige problemen te voorkomen.

1.1 Werven en selectie
Via Calypso Sport komen vrijwilligers en medewerkers in contact met kwetsbare sporters. De stichting vindt het erg belangrijk dat sporters, vrijwilligers en medewerkers zich veilig voelen. Daarom wordt in vacatureteksten duidelijk aangegeven dat Calypso Sport aannamebeleid hanteert. Hieronder vallen: een kennismakingsgesprek, het checken van referenties, het overhandigen van een Verklaring Omtrent Gedrag, het ondertekenen van de gedragscode en een proefperiode.

1.2 Kennismaking
Met sollicitanten wordt een kennismakingsgesprek gevoerd. In dit gesprek wordt uitgelegd wat Calypso Sport is en hoe het bedrijf werkt. Tevens wordt besproken wie de sollicitant is en welke ervaring de sollicitant heeft. In dit gesprek worden ook, op basis van de functie, de wederzijdse taken en verwachtingen besproken. Hierbij komt de gedragscode aan bod en wordt benadrukt dat Calypso Sport werkt met minderjarigen en kwetsbare mensen. Het is belangrijk dat vrijwilligers en medewerkers dat realiseren en daarmee rekening houden. In het geval van een sollicitatie voor een vrijwilligersfunctie wordt (eventueel in een tweede gesprek) stilgestaan bij welke taken goed bij diegene passen. Dit wordt besproken op basis van diens passie en wat de sollicitant graag wil doen en leren bij Calypso Sport.

1.3 Referenties
Na afloop van het kennismakingsgesprek, wordt de sollicitant gevraagd een referentie op te geven. Dit geldt voor sollicitanten voor zowel vrijwilligers- als professionele functies. Vervolgens kan telefonisch contact worden opgenomen met de referentie. De sollicitant wordt geïnformeerd in het geval Calypso Sport met de referentie contact opneemt.

1.4 Verklaring Omtrent Gedrag
Elke medewerker en vrijwilliger die met cliënten werkt, is verplicht een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) aan de directie te overhandigen. In een brief of mail  wordt aan de medewerker of vrijwilliger uitgelegd waarom Calypso Sport vraagt om een VOG en hoe de aanvraagprocedure verloopt. De VOG wordt aangevraagd bij het Ministerie van Justitie en Veiligheid. Zij zoekt uit of er in het verleden van de vrijwilliger of medewerker dingen zijn voorgevallen die reden geven de integriteit van deze persoon in twijfel te trekken. Zonder VOG kan een vrijwilliger of medewerker niet in dienst treden bij Calypso Sport . Voor iedere vrijwilliger en medewerker wordt dit proces iedere twee jaar herhaald. De VOG is daarmee een belangrijk onderdeel van het preventie- en integriteitsbeleid van Calypso Sport.

 

1.5 Overeenkomst
Bij het aanstellen van vrijwilligers en medewerkers worden afspraken gemaakt over onder andere wederzijdse verwachtingen, geheimhouding en gedragsvormen. Deze afspraken worden in overeenkomsten tussen de betrokkene en Calypso Sport vastgelegd en ondertekend. Hierbij gaat het onder andere om de ‘Gedragscode’, de ‘Vrijwilligersovereenkomst’ en de ‘Arbeidsovereenkomst’.

1.6 Proefperiode
Na aanstelling van de vrijwilliger of medewerker wordt deze in een periode van een paar weken tot een paar maanden ingewerkt door een medewerker of ervaren vrijwilliger. In deze zogenoemde proefperiode kan de nieuwe vrijwilliger achterhalen of het werk bij diegene past en kan Calypso Sport bepalen of de vrijwilliger bij de organisatie past. Na afloop van deze periode wordt met de vrijwilliger of medewerker besproken hoe de proefperiode is bevallen en wordt bepaald of samenwerking wordt voortgezet.

2. OMGANGSREGELS
Als organisatie, waarvan vrijwilligers en medewerkers persoonlijk contact hebben met minderjarigen en kwetsbare mensen, wil Calypso Sport voorkomen dat schendingen rond machtsmisbruik, financiële schendingen of interpersoonlijke schendingen plaatsvinden. Schendingen kunnen niet altijd volledig worden voorkomen, maar Calypso Sport vindt het belangrijk de kans van schendingen zo klein mogelijk te maken.

2.1 Omgangsregels
Calypso Sport wil dat cliënten, vrijwilligers en medewerkers zich veilig voelen. Dit kan alleen als men elkaar in diens waarde laat en elkaar met respect behandelt. Dit houdt in dat Calypso Sport alle vormen van ongelijkwaardige behandeling, zoals: machtsmisbruik, financiële uitbuiting, discriminerende-, racistische-, seksistische- of (seksueel) intimiderende gedragingen of opmerkingen ontoelaatbaar acht.
Calypso Sport onderscheidt verschillende schendingen van omgangsregels1 :

• Schendingen rond machtsmisbruik: corruptie, belangenverstrengeling, schenden
  van geheimhouding en verwijtbare nalatigheid;
• Financiële schendingen: fraude, diefstal, misbruik van ter beschikking gestelde
  goederen of diensten en verwijtbare verspilling;
• Interpersoonlijke schendingen: discriminatie, intimidatie, vernedering, geweld,
  pesten, ongewenste intimiteit, seksuele intimidatie en seksueel geweld.

2.2 Gedragscode
Om de kans op schendingen zo klein mogelijk te maken worden afspraken gemaakt over de manier waarop cliënten, vrijwilligers en medewerkers met elkaar omgaan en welk gedrag we als stichting goed- en afkeuren. De omgangsregels zijn samengevat in de gedragscode. In de gedragscode wordt een beeld geschetst van waar de grenzen liggen in het contact. De code fungeert als toetssteen voor gedrag.

2.3 Contract
De gedragscode is een officieel document dat door zowel door vrijwilligers, medewerkers en de directie van Calypso Sport wordt ondertekend.